Cum valorifici matricea urgent - important
“Don't let the urgent get in the way of the important. / Nu lasa lucrurile urgente sa stea in calea celor importante.” (Kay Yow)
In “meniul” cu activitati zilnice se aduna multe lucruri de facut, iar la prima vedere o parte au termenul limita... ieri. Prioritizarea cotidiana poate fi o provocare, mai ales cand esti un FBO ambitios, care pe langa munca asidua isi doreste sa petreaca timp cu familia, sa se vada cu prietenii sau sa se dedice unui hobby. Cum le impaci pe toate?
Urgenta si importanta sunt doua criterii pe care le poti lua in calcul atunci cand asezi pe prioritati activitatile tale. Cu ajutorul lor poti construi Matricea lui Eisenhower (dupa numele presedintelui american care le-a popularizat in anii ’50). E un sistem actual si practic care te ajuta sa rezolvi sarcini variate in ordinea care-ti aduce eficienta maxima.
Avantaje?
Folosind acest sistem iti vei prioritiza mai bine activitatile, vei elibera loc in agenda pentru lucrurile cu adevarat importante si vei diminua presiunea termenelor limita, indeplinindu-ti obiectivele cu mai putin stres.
Cele doua elemente, urgenta si importanta, sunt axele unui cadran in care poti aloca activitatile tale astfel:- Importante si urgente => Rezolva-le imediat intr-un mod eficient.
- Importante, dar nu urgente => Fa-le timp, programeaza-le.
- Urgente, dar nu importante => Spune NU sau deleaga-le.
- Nici importante, nici urgente => Elimina-le.
Hai sa le luam pe rand.
Activitatile importante, dar non-urgente
Sunt cele care ne aduc valoare (adesea pe termen lung), ne ajuta sa ne dezvoltam si sa ne indeplinim obiectivele personale si profesionale. Participarea la un curs de perfectionare, planificarea, cautarea de oportunitati, networking-ul, extinderea retelei, dar si sportul, cititul sau timpul petrecut cu oamenii importanti din viata ta sunt actiuni benefice pentru tine, ca om si ca antreprenor.
Totusi, pentru ca adesea nu exista presiune sau urgenta, tindem sa le punem in josul listei de To Do, ba chiar uitam de ele si le amanam pentru o data neprecizata. Problema este ca acestea se pot transforma in „bulgari de zapada” si pot deveni cu adevarat presante. De exemplu, amani sa-ti tratezi o masea cu probleme si apoi trebuie sa mergi la urgente; eviti sa recontactezi un client dupa o vanzare, iar apoi afli ca a fost nemultumit de ceva anume, situatie care iti afecteaza afacerea. Nu petreci suficient timp cu copilul tau, apoi constati ca a evoluat intr-o directie mai putin fericita. Poti evita aceste situatii planificand si abordand din timp activitatile (prin controale medicale periodice, prin follow-up sau prin alocare de timp special, daca e sa continuam exemplele anterioare).
In lipsa unei organizari adecvate, risti sa nu poti respecta termenele limita, sa ai prea putin timp la dispozitie pentru activitatile esentiale sau sa amani la nesfarsit unele sarcini.
Activitatile urgente, dar nu si importante
Necesita o reactie cat mai rapida si de cele mai multe ori stau in calea activitatilor cu adevarat importante. Un telefon de la o persoana care vrea sa stea la taclale sau un meci transmis in direct sunt exemple clasice.
Desigur, lucruri neprevazute si urgente vor aparea mereu, insa poti incerca sa le previi sau sa le atenuezi impactul. Ce mai poti face este sa creezi sabloane de raspuns acolo unde este posibil, ca sa reactionezi mai rapid si eficient. O sursa de astfel de activitati sunt ceilalti oameni. De multe ori, ii poti refuza politicos sau ii poti amana pentru momente in care-ti permiti sa le dedici atentie.
Activitatile importante si urgente
Cum ramane insa cu tratarea unei boli care a aparut brusc, cu plata impozitelor sau raspunsul catre un client nou, care te solicita cat mai rapid? Acestea sunt activitati atat importante, cat si urgente, astfel ca trebuie sa faci din ele o prioritate. De preferat sa nu le lasi pe ultima suta de metri, ci pune-le in capul listei si ocupa-te de ele cat mai repede.
Este bine sa lasi mereu o fereastra de timp in agenda zilnica pentru eventuale urgente importante care ar putea aparea. Astfel, iti va fi mai usor sa le incluzi in programul tau sau sa te reorganizezi in asa fel incat sa le rezolvi in timp util.
Activitatile nici importante, nici urgente
Urmarirea unei telenovele, scroll-ul interminabil pe telefon, conversatiile telefonice prelungite inutil - elimina-le de pe lista ta de activitati. Invata sa spui „nu” atunci cand activitatile respective nu se aliniaza cu valorile si obiectivele tale.
Ce unelte poti folosi?- Alege un sistem de planificare potrivit tie, care sa-ti placa si sa-ti fie usor de folosit. Poate fi o agenda fizica, o aplicatie de tipul Notion, Todoist, Trello Microsoft To Do sau Google Calendar. Trece-ti acolo toate activitatile, personale si profesionale, astfel incat sa ai o privire de ansamblu asupra lor. Le poti urca direct de pe telefon, atunci cand iti aduci aminte de ceva, dar le poti organiza pe laptop, unde se sincronizeaza instantaneu.
- Pentru managementul si urmarirea timpului, poti folosi Toggl , Clockify sau aplicatii similare ca sa tii evidenta intervalelor acordate diferitelor activitati si sa poti estima cat iti ia sa rezolvi o sarcina.
- sunt excelente pentru a te dezvolta, indiferent ca vorbim de soft skills (negociere, comunicare, vorbit in public) sau hard skills (cunoasterea produselor Forever, lucrul in Excel, marketing digital sau management de proiect). Dupa fiecare curs, nu uita sa aplici ce ai invatat. Scrie macar 1-2 lucruri noi si utile pe care le-ai aflat si implementeaza-le in activitatea ta.
- Cum ai grija de sanatatea ta fizica? Invata despre alimentatie si cum te poti hrani pentru a avea energie si a te mentine in forma, gaseste si practica un tip de miscare potrivit, care sa-ti placa, fa-ti la timp analizele si controalele medicale necesare.
- Cum ai grija de sanatatea ta mintala? Foloseste-ti constant intelectul, dar stabileste-ti si un program de pauze pe care sa-l respecti. Iesi in natura, planifica timp pentru pasiunile tale, intalniri cu familia si prietenii.
Mai departe, scrie o lista cu toate lucrurile pe care stii ca ar fi bine sa le faci, dar pentru care nu gasesti niciodata timp si le amani, deoarece nu sunt urgente. Poate fi vorba despre inscrierea la un curs sau un program regulat de sport, ordine intr-un sertar de birou, organizarea mai buna a actelor, planificarea financiara a afacerii, parcurgerea cu atentie a Politicilor Companiei sau a catalogului de produse Forever. Trece-le in agenda. Stabileste clar o zi si un interval si tine cont de cat timp necesita fiecare activitate.
Bonus. Fa primul pas AZI. Incepe cu ceva mic si usor realizabil, care sa te mobilizeze si sa-ti dea o satisfactie imediata. De exemplu, verifica si pune-ti in ordine parolele – e clar ca asta te va scuti ulterior de stres si de timp pierdut in cautarea sau resetarea lor. Si vei intelege de ce timpul acordat activitatilor importante, dar non-urgente diminueaza exponential timpul alocat celor urgente si importante.
Articol scris de Alexandru Israil
Specialist marketing
Daca ti-a placut articolul, da-l mai departe celor care crezi ca au nevoie sau pe care i-ar inspira, dand share in social media sau trimitandu-l prin email, si adu mai multi prieteni alaturi de noi.
